1. Waarom heeft de EU deze verordening voor traceringssystemen opgesteld?

Het traceringssysteem onder de TPD is gericht op de bestrijding van illegale handel binnen de Europese Unie. Illegale handel vergroot de negatieve effecten door het voor mensen goedkoper te maken om tabaksproducten te kopen. Illegale tabaksproducten voldoen meestal niet aan de regels van de EU, zoals de verplichting om gecombineerde gezondheidswaarschuwingen te dragen. Zoals uitgelegd in de uitvoeringshandelingen wordt het traceringssysteem ook gebruikt voor naleving van artikel 8 van het Protocol tot uitbanning van de illegale handel in tabaksproducten bij het Kaderverdrag inzake tabaksontmoediging van de Wereldgezondheidsorganisatie, dat door de Europese Unie is geratificeerd. Om de illegale handel aan te pakken voorziet de TPD in de oprichting van een traceringssysteem voor de gehele EU voor de legale toeleveringsketen van tabaksproducten onder artikel 15. Het traceringssysteem wordt aangevuld door een systeem met beveiligingsfuncties voor de detectie van namaakproducten onder artikel 16. Door tracering van tabak op verpakkingsniveau van de producent tot aan de eerste detaillist kunnen de autoriteiten de route en herkomst volgen van het legitieme product.

2. Wie worden als marktdeelnemers beschouwd ‘voor de eerste detaillist’?

De ‘eerste detaillist’ wordt onder de uitvoeringshandelingen gedefinieerd als de faciliteit waar tabaksproducten voor de eerste keer op de markt worden geplaatst (d.w.z. verkrijgbaar worden voor de consument in de EU), inclusief verkoopautomaten. Ergo, marktdeelnemers voor de eerste detaillist omvatten alle directe en indirecte klanten in de toeleveringsketen voor tabak, zoals distributeurs, groothandelaren, cash & carry’s, grote ondernemingen met centrale magazijnen, bestelwagens voor verkoopdoeleinden, magazijnen, vervoersbedrijven en importeurs die actief zijn in de handel van tabaksproducten.

3. Wat zijn de belangrijkste stappen in het proces om een traceringssysteem op te zetten?

Dit proces bestaat uit twee belangrijke stappen:

(1) Aanstelling van een ID-uitgever

Iedere lidstaat moet een onafhankelijke ID-uitgever aanstellen die is belast met twee belangrijke taken.

Ten eerste moet de aangestelde ID-uitgever UI’s genereren die bestaan uit nummers en/of letters voor individuele verpakkingseenheden, en waar verzocht door marktdeelnemers, voor geaggregeerde verpakkingen. Deze UI’s moeten binnen een termijn van zes maanden op het product worden aangebracht.

Ten tweede zijn ID-uitgevers ook verantwoordelijke voor de uitgifte van ‘identificatiecodes' voor alle relevante marktdeelnemers, faciliteiten en machines, zodat deze eenvoudig in het systeem kunnen worden geïdentificeerd. Deze identificatiecodes zijn belangrijk om een UI te kunnen aanvragen. De identificatiecodes zijn ook nodig bij verzending van logistieke en transactiegegevens naar het gegevensopslagsysteem.

(2) Opzetten van een gegevensopslagsysteem

In de tussentijd is iedere producent en importeur van tabaksproducten verplicht een contract af te sluiten met een aanbieder van gegevensopslag om de traceringsdata te hosten die uitsluitend van toepassing zijn op hun producten (‘primaire gegevensopslag’). De Commissie beoordeelt ieder conceptcontract en de geschiktheid van alle voorgestelde aanbieders, met name wat betreft hun onafhankelijkheid en technisch vermogen, en keurt deze aanbieders vervolgens goed of af. Indien de Commissie niet binnen een periode van drie maanden uitsluitsel geeft wordt de aanbieder als geacht te zijn goedgekeurd.

Wanneer de aanbieders van primaire gegevensopslag zijn geselecteerd en goedgekeurd wordt de Commissie verantwoordelijk voor de selectie van de aanbieder van een 'secundaire' gegevensopslag. Op de secundaire gegevensopslag worden alle traceringsgegevens opgeslagen (inclusief de gegevens die in de verschillende primaire gegevensopslagsystemen worden opgeslagen) met daarbij de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de autoriteiten van de lidstaten toegang hebben tot één enkele dataset. De gegevensopslagsystemen bieden de autoriteiten een overzicht van alle productbewegingen.

Wanneer deze belangrijke stappen eenmaal zijn ondernomen, begint het traceringssysteem vorm te krijgen. De relevante tabaksproducten worden vanaf 20 mei 2019 met UI’s op de markt gebracht en hun bewegingen gescand en geregistreerd op alle niveaus van de toeleveringsketen.

4. Welke veranderingen zullen te zien zijn op de verpakking?

Alle individuele verpakkingseenheden dragen een UI (traceringscode). Afhankelijk van de producent, bevindt het UI zich doorgaans in het zwarte vak op de onderkant van de individuele verpakkingseenheid. De individuele verpakkingseenheid kan ook iets zijn aangepast om het zwarte vak te kunnen inpassen.

5. Wat is het nut van de UI?

De UI, die bij de productie op de individuele verpakkingseenheid wordt gezet, bevat onder andere de volgende informatie:

  • Datum en plaats van productie,
  • Productiedetails (gebruikte machine, ploegendienst of productietijd)
  • Productbeschrijving
  • Beoogde detailhandel markt
  • Beoogde verzendingsroute

Met deze UI kunnen de autoriteiten iedere stap in de toeleveringsketen volgen, van de fabriek tot de eerste detaillist.

6. Hoe wordt producttracering geïntegreerd in de werkomgeving?

Iedere deelnemer in de toeleveringsketen van tabaksproducten moet zelf voorbereidingen treffen en inschatten hoe de TPD en uitvoeringshandelingen zijn bedrijfsprocessen zullen beïnvloeden. Hieronder volgt een overzicht van enkele zaken waarmee rekening moet worden gehouden:

  1. Het registratieproces van alle bewegingen van tabaksproducten (bv. ontvangen van producten, nieuwe verzendhiërarchieën maken, verzenden van producten naar de volgende marktdeelnemer) moet worden bestudeerd en ingepast voor naleving.
  2. Toepassing van een UI-code voor iedere aggregatie en beweging van tabaksgoederen. De geaggregeerde UI-code kan worden aangevraagd bij een bevoegde ID-uitgever of gegenereerd door de marktdeelnemer zelf.
  3. Gegevens die relevant zijn voor de aggregatie en beweging moeten via een router naar de gegevensopslag worden verzonden.
  4. Iedere faciliteit (voorraadlocatie), inclusief detaillisten, heeft een identificatiecode (faciliteits-ID) nodig die wordt gebruikt bij de creatie van aggregatiecodes of bij verzending/ontvangst van tabaksgoederen tijdens het scannen.
  5. Alle marktdeelnemers die voor de eerste detaillist komen moeten de benodigde apparatuur gereed hebben om tabaksproducten (sigaretten en shagtabak) te kunnen scannen en de gegevens door te sturen naar de gegevensopslag conform de TPD beginselen.

7. Hoe dienen marktdeelnemers om te gaan met producten die niet voldoen aan de TPD (niet-UI’s) vanaf 20 mei 2019?

De uitvoeringshandelingen voorzien erin dat sigaretten en shagtabak die voor 20 mei 2019 zonder UI’s zijn geproduceerd nog tot 20 mei 2020 mogen worden gedistribueerd binnen de toeleveringsketen (van fabriek tot winkel) zonder te hoeven worden gescand.

Echter, vanaf 20 mei 2019 moeten marktdeelnemers de bewegingen en transacties van alle nieuwe tabaksartikelen die voldoen aan de TPD (d.w.z. waarvan de verpakking een UI bevat) scannen en melden die zij in voorraad hebben.

8. Welke software en hardware moeten worden gebruikt om aan de TPD te voldoen?

Marktdeelnemers kunnen kant-en-klare oplossingen aanschaffen die zowel de benodigde hardware als software bieden voor het scannen en verzenden van TPD-gegevens.

Zij kunnen ook kiezen voor het samenstellen van hun eigen oplossingen of hun bestaande systemen compatibel maken met de TPD.

Als zij al over hardware beschikken kunnen zij mogelijk de TPD-software gebruiken die verkrijgbaar is bij de leveranciers die bij het SPOC zijn geregistreerd, maar vanwege de technische vereisten van de TPD is echter niet alle hardware compatibel.

Indien nog geen hardware aanwezig is, is mogelijk basisapparatuur nodig, zoals een smartphone en/of scanner voor grotere volumes om de scancapaciteit te garanderen. Dit hangt echter af van de bedrijfsbehoeften en softwarekeuze van iedere marktdeelnemer.

Uiteindelijk is iedere marktdeelnemer zelf verantwoordelijk voor de aanpassing van zijn operationele en logistieke systemen teneinde te voldoen aan de traceringsvereisten van de TPD en de uitvoeringshandelingen.

9. Wie levert de hardware?

Marktdeelnemers schaffen de hardware aan bij hun eigen leverancier van keuze, rekening houdend met het vergoedingsbedrag zoals bekendgemaakt door het SPOC. De hardware (scanner) die nodig is voor de vereisten onder de TPD is reeds verkrijgbaar op de markt.

10. Wie levert de software?

Marktdeelnemers hebben verscheidene opties bij het bepalen van hun softwarebehoeften voor naleving van de TPD. De marktdeelnemer kan kiezen voor de aanschaf van een kant-en-klare oplossing uit het overzicht van leveranciers verstrekt door het SPOC, ervoor kiezen zelf een systeem te ontwikkelen of hun bestaande interne systemen te verbeteren of direct in zee gaan met een andere ontwikkelingspartner die een oplossing kan leveren conform de TPD vereisten.

11. Indien een marktdeelnemer al scanners en software heeft om zijn bedrijf te voeren, kan hij die dan blijven gebruiken?

Marktdeelnemers kunnen afhankelijk van hun bedrijfsbehoeften en de geschiktheid/complexiteit van hun bestaande oplossingen, deze oplossingen aanpassen voor ondersteuning van de TPD. Nogmaals, zij kunnen dit doen door hun eigen interne middelen te gebruiken of direct in zee te gaan met een ontwikkelingspartner.

12. Moeten marktdeelnemers voor iedere producent een andere oplossing gebruiken?

In de uitvoeringshandeling zijn vier soorten gegevensdragers gespecificeerd voor de codering van de TPD-gegevens. Decodering van de informatie van de gegevensdrager hangt af van de codering van de informatie door de producenten. De marktdeelnemer wordt daarom aangeraden de coderingsspecificaties van iedere aanleverende producent te evalueren om zich ervan te verzekeren dat de geselecteerde oplossing in staat is om de juiste informatie te decoderen.

In bijlage vindt u de coderingsspecificaties uitgewerkt door BAT, JTI, ITG en PMI. Dit is een open norm die iedereen kan gebruiken. Standaardisering van de codering tussen producenten maakt de decodering van informatie aanzienlijk eenvoudiger en verbetert de mogelijkheid om één enkele oplossing te gebruiken voor het scannen van tabaksproducten.

Coderingsdetails DCTA EU-TPD.

13. Wat voor invloed zal dit hebben op de huidige ‘Route to Market’ van marktdeelnemers?

Alle marktdeelnemers dienen hun processen aan te passen om zeker te zijn dat het scannen en verzenden van gegevens conform de TPD-vereisten zal worden uitgevoerd. Het huidige automatiseringsniveau en de implementatie van de activiteiten zullen hun invloed hebben op iedere aanpassing van de ‘Route to Market’. Een marktdeelnemer met een hoog automatiseringsniveau zal bijvoorbeeld rekening moeten houden met andere zaken dan een marktdeelnemer die niet of nauwelijks is geautomatiseerd. Het is zeer belangrijk dat de marktdeelnemer het proces zorgvuldig bestudeert om te begrijpen waar het scannen plaats dient te vinden en wanneer de verzending van gegevens moet gebeuren; voor of na de gebeurtenis. Deze verplichtingen zullen hun impact hebben op alle marktdeelnemers.

14. Wat gebeurt er als de marktdeelnemer niet scant / wat zijn de gevolgen / boetes?

Boetes voor niet-naleving met de vereisten van de TPD verschillen per lidstaat. Zo kan een lidstaat de marktdeelnemersidentificatiecode (EOID) van een marktdeelnemer die de TPD niet naleeft onder de uitvoeringshandelingen in het systeem deactiveren.

15. Waar kan een marktdeelnemer informatie vinden over de TPD?

Klik hier voor alle documenten over artikel 15 en de TPD die de Europese Commissie aan het publiek ter beschikking heeft gesteld.

16. Hoe vraagt een marktdeelnemer een marktdeelnemersidentificatiecode (EOID) en identificatiecode van de tabaksfaciliteit (FID) aan?

De uiteindelijke procedure moet worden gedefinieerd door de ID-uitgever die in iedere lidstaat wordt aangesteld. De uitvoeringshandelingen voorzien in het volgende:

  • In artikel 14 wordt beschreven hoe de aanvraag voor een marktdeelnemersidentificatiecode wordt verwerkt.
  • In artikel 15 wordt beschreven hoe uitgifte en registratie van een marktdeelnemersidentificatiecode wordt verwerkt.
  • In artikel 16 wordt beschreven hoe de aanvraag voor een identificatiecode van de tabaksfaciliteit wordt verwerkt en
  • In artikel 17 wordt beschreven hoe uitgifte en registratie van een identificatiecode van de tabaksfaciliteit wordt verwerkt.

Raadpleeg de specifieke artikelen voor meer informatie. Klik hier voor toegang tot het officiële publicatieblad en kies de gewenste taal:

17. Wie verstrekt informatie/workshops over het gebruik van de scanners en software en de training van ons personeel?

Wanneer een marktdeelnemer de hardware leverancier heeft gekozen, kan hij direct met de leverancier de installatie en training afspreken.

18.Kan ik een leverancier van mijn keuze benaderen om het aan mij toegewezen geld te besteden?

De deelnemende fabrikanten hebben een onafhankelijk adviesbureau (consultant) aangewezen om een marktonderzoek uit te voeren en te bepalen welke bedrijven geschikte leveranciers kunnen zijn van hardware- en softwareoplossingen voor marktdeelnemers. Hoewel de consultant contact heeft opgenomen met verscheidene bedrijven en verschillende antwoorden heeft ontvangen, hebben slechts twee bedrijven, namelijk Honeywell en Inexto, offertegegevens verstrekt die de consultant beschouwt als conform de vereisten van de TPD en de uitvoeringshandelingen zoals die door de Europese Commissie zijn uitgegeven. Het voorafgaande is geen volledig overzicht van de beschikbare leveranciers of apparatuur en is slechts gebaseerd op die leveranciers die gehoor hebben gegeven aan de consultant sinds 19/10/18.

Marktdeelnemers zijn vrij in hun keuze van de leverancier of apparatuur. Zij zorgen er dan wel voor dat de gekozen oplossing hen in staat stelt de geregistreerde gegevens van de tabaksproducten te kunnen lezen en verzenden naar de toegewezen gegevensopslagfaciliteit.

19.Wat houdt het verwervingsproces voor apparatuur in? Neem ik contact op met de vertegenwoordiger van de plaatselijk voorgestelde leverancier van de apparatuur of diens hoofdvestiging of moet ik deze online bestellen?

De contactgegevens van de twee leveranciers die in het onderzoek van het onafhankelijke adviesbureau naar voren kwamen, zijn gedurende het gehele proces beschikbaar op de portal. Marktdeelnemers kunnen hier de leveranciers beoordelen en contact met hen opnemen. Het voorafgaande is geen volledig overzicht van de beschikbare leveranciers of apparatuur en is slechts gebaseerd op die leveranciers die gehoor hebben gegeven aan de consultant sinds 19/10/18. Marktdeelnemers zijn vrij in hun keuze van de leverancier of apparatuur.

Wanneer de marktdeelnemers de hoogte van het vergoedingsbedrag doorkrijgen voor de apparatuur van de SPoC, kunnen zij contact opnemen met de leverancier van hun keuze en het nodige voor de aankoop van de benodigde oplossing direct regelen met de betreffende leverancier. Na verstrekking van een bewijs van aanschaf, dient een bon of een ander bewijs voor de installatie van de TPD-gerelateerde apparatuur die nodig is voor het lezen en verzenden van geregistreerde gegevens van tabaksproducten te worden overlegd aan de SPoC. De SPoC evalueert vervolgens uw inzending en gaat over tot terugbetaling van de tegenwaarde in contant geld.

20.Hoe kan ik het deel van de vergoeding krijgen van een niet-deelnemende fabrikant?

Als een fabrikant niet deelneemt aan het model, dient de marktdeelnemer direct contact op te nemen met deze fabrikant voor de aanvraag van zijn aandeel in de kosten voor de benodigde apparatuur.

21.Wat is SGS?

De sector heeft een extern bedrijf geselecteerd, SGS Société Générale de Surveillance SA (“SGS”), om te fungeren als een enkel contactpunt (afgekort als SPoC) voor alle marktdeelnemers om zich op een efficiënte wijze te voorzien van de apparatuur die nodig is voor het lezen en verzenden van de geregistreerde gegevens naar het gegevensopslagsysteem. SGS heeft een personeelsbestand van 95.000 medewerkers en is wereldwijd koploper op het gebied van inspectie, controle, testen en certificering. Het bedrijf staat bekend als de global benchmark voor kwaliteit en integriteit. SGS is zich bewust van het enorme belang van vertrouwelijkheid, gegevensprivacy en -veiligheid en zet zich in zijn gehele bedrijfsvoering in voor de bescherming van de privacy van al zijn klanten en partners.

22.Wat houdt eerste detaillist in?

Alle marktdeelnemers die betrokken zijn bij de handel in tabaksproducten, van de fabrikant tot en met de laatste marktdeelnemer vóór de eerste detaillist, dienen de apparatuur aan te schaffen die nodig is voor de registratie van de gekochte, verkochte, opgeslagen, vervoerde of op andere wijze gehanteerde tabaksproducten. De ‘eerste detaillist’ wordt gedefinieerd als de faciliteit waar tabaksproducten voor de eerste keer op de markt worden geplaatst (d.w.z. verkrijgbaar worden voor de consument), bijvoorbeeld bij supermarkten, benzinestations, tabakszaken, kiosken enzovoorts. De activiteit van het traceringssysteem Track & Trace eindigt bij de uitgaande scan naar de eerste detaillist. De enige verplichting die eerste detaillisten hebben onder de uitvoeringshandelingen is het opvragen van de id van zowel de marktdeelnemer als de faciliteit.

23.Hoe worden claims berekend? Welke uitgangspunten worden gebruikt? Kunnen we de exacte formule voor de berekening van de vergoeding opvragen?

Voor de berekening van de vergoeding (claims) gebruikt SGS feitelijke gegevens van de marktdeelnemer en objectieve criteria die worden gecontroleerd door een onafhankelijk adviesbureau:

  • Soort bedrijf van de marktdeelnemer: cash & carry, magazijn of anders;
  • De benodigde apparatuur voor alle scanactiviteiten, waaronder binnenkomend en uitgaand verkeer, orderpicken en verpakking, overslag en verkoop via bestelwagens;
  • Volume uit faciliteiten verzonden in verschillende verpakkingen, werkuren en het aantal werkstations van faciliteiten (volume betekent - volume aan sigaretten en shagtabakproducten verzonden aan marktdeelnemers gedurende het jaar 2017).

24.Wat houdt uw interpretatie van software in? Ik moet onder andere zorgen voor opslag, integratie, enzovoorts.

Het eenheidsequivalent van apparatuur is die apparatuur die marktdeelnemers nodig hebben om geregistreerde gegevens van tabaksproducten te lezen en versturen naar het gegevensopslagsysteem in naleving van hun rapportageverplichtingen onder de TPD en de uitvoeringshandelingen zoals die door de Europese Commissie zijn uitgegeven. De oplossing bestaat uit scanners met software die zijn verbonden met een publieke-cloudservice en het volgende kunnen uitvoeren:

  • Scanners: lezen van verscheidene soorten unieke codes op pak- en geaggregeerd niveau; en deze doorgeven naar de cloud via WIFI, GPRS;
  • Cloud: Registreren van de unieke codes; formatteren van de geregistreerde gegevens in berichten die zijn opgesteld volgens de wettelijke vereisten; en verzenden van de berichten naar een router gedefinieerd door de aanbieder van secundaire gegevensopslag;

Verscheidene logistieke processen worden hierbij inbegrepen volgens bijlage 2 van de Uitvoeringshandelingen

  • Ontvangst;
  • Verzending (inclusief verkoopverzendingen);
  • Retourzendingen vanwege breuk of wederverkoop;
  • Vernietiging;
  • Wijzigingen van verzendeenheden (aggregatie en splitsing );
  • Productscan tijdens vervoer/doorvoer voor overslag;
  • Facturen, betalingsbestanden;

Via de cloud kunnen ook bepaalde administratieve taken worden uitgevoerd:

  • Laden van stamgegevens;
  • Upgraden van softwareversies;
  • Berichten terughalen van de router;
  • Gebruikersbeheer;

25.Hoe en waar kan ik de technische specificaties opvragen voor de T&T-apparatuur

Technische specificaties zijn verkrijgbaar op het SGS OnTrack-platform of op de webpagina van de EUROPESE COMMISSIE met behulp van de onderstaande koppeling Technische specificaties

26.Kunnen we informatie opvragen over de gegevens die voorafgaand aan de registratie op het OnTrack-platform naar de SPoC moeten worden verzonden?

U kunt zich voorbereiden op de registratie door informatie te verzamelen over uw bedrijf; en dan met name door:

  • Het huidige fysieke proces te analyseren en de benodigde scanbewerkingen vast te stellen
    • Hoe veel werkstations heeft u?
    • Beschikt u over een orderpick- en -verpakkingszone? Een zone voor uitgaande producten?
    • Is er bij u sprake van overslag en verkoop via bestelwagens?
    • Hoeveel uur per werkdag denkt u te besteden aan scanwerkzaamheden (zonder pauzes) voor orderpick- en -verpakkingsactiviteiten in het traceringssysteem TPD Track &Trace?
  • Een adres en volumes per faciliteit paraat hebben
    • Wat is het volume per faciliteit voor door fabrikant afgewerkte sigaretten (FAS) en tabak van fijne snede (shagtabak)
    • In welke eenheden ontvangt u de tabaksproducten en in welke eenheden zendt u deze door (bijvoorbeeld binnenkomende hoofdverpakkingen, uitgaand 80% in kleinere buitenverpakkingen)

27.Wat valt onder de ‘scaneenheid’?

De ‘scaneenheid’ verwijst naar de apparatuur die bestaat uit hardware en software en die nodig is voor de registratie van de gekochte, verkochte, opgeslagen, vervoerde of op andere wijze gehanteerde tabaksproducten.

28.Wat gebeurt er als de marktdeelnemer er achter komt dat hij een fout heeft gemaakt nadat het bedrag is berekend?

Voordat een marktdeelnemer doorgaat met zijn terugbetalingsclaim kan hij contact opnemen met de hulplijn van de SGS via de beschikbare opties op de OnTrack-portal en SGS vragen de betreffende velden te wijzigen. Afhankelijk van de aard van de benodigde wijzigingen kan het zijn dat SGS een financiële controle moet uitvoeren en de juistheid van de invoer valideren.

29.Zorgt SPoC voor de richtlijnen over hoe de traceringsoplossing wordt geïntegreerd in mijn lokale systemen?

De SPoC zorgt niet voor deze informatie. Eventuele integratie met de lokale systemen van een marktdeelnemer dient door de marktdeelnemer zelf te worden ondernomen. Dit valt buiten de verplichting van de fabrikanten. Marktdeelnemers kunnen gebruikmaken van een integrator voor de ontwikkeling van een oplossing voor hun eigen afzonderlijke behoeften, maar dat gebeurt dan wel voor eigen rekening.

30.Een marktdeelnemer kan al TPD gerelateerde investeringen hebben gemaakt vóór de SPoC - hoe kan hij dan worden vergoed?

De deelnemende fabrikanten zijn zich bewust van het feit dat een aantal marktdeelnemers reeds vooraf maatregelen heeft genomen om de nodige veranderingen naar aanleiding van TPD 2019 in te passen en mogelijk reeds geïnvesteerd hebben in de aanschaf van de apparatuur die nodig is voor het lezen en verzenden van geregistreerde gegevens naar de gegevensopslag voordat het SPoC-model van start ging. Deze marktdeelnemers moeten dan alsnog een aanvraag indienen via de SPoC, hun invoer verzorgen en de claims voor hun faciliteit(en) verwerken zoals alle andere marktdeelnemers.

Wanneer de procedure de fase van een terugbetalingsclaim bereikt, kan de marktdeelnemer een aankoop- of aanschafbewijs overleggen van de benodigde hardware en software, waaronder ook mogelijk bewijs van investeringen die eerder zijn gedaan in het kader van de naleving van de TPD. Het kan zijn dat SGS een financiële controle moet uitvoeren en de juistheid van het investeringsbewijs moet valideren om daarna over te gaan tot vergoeding van de marktdeelnemer tot het maximaal berekende terugbetalingsbedrag.

31.Kunnen marktdeelnemers een geheimhoudingsverklaring krijgen van de SPoC om te zorgen voor gegevensbescherming en dat alle gegevens van de marktdeelnemers strikt vertrouwelijk worden behandeld door SGS ter voorkoming dat gevoelige gegevens toegankelijk worden voor derden?

SGS behandelt alle aan de instelling verstrekte informatie vertrouwelijk. SGS heeft alle benodigde stappen en veiligheidsmaatregelen genomen met inachtneming van de internationaal erkende normen in de sector en in overeenstemming met artikel 5/1 f en artikel 32 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) om het risico van verlies van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de door de marktdeelnemers aan SPoC verstrekte gegevens te minimaliseren.

De gegevens worden in Europa gehost en verwerkt. Het hoofdgegevenscentrum van Microsoft is NL/Amsterdam, met DR (disaster recovery/fail-over) in lE/Dublin. Raadpleeg clausule 1, lid d,van Deel 1: Algemene servicevoorwaarden van SGS in de SGS OnTrack-gebruiksvoorwaarden die beschikbaar zijn op de portal.

32.Welke gegevens worden door SGS gedeeld?

Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld en slechts verwerkt voor zover dit nodig is voor het enkele contactpunt voor de levering van apparatuur onder artikel 15, lid 7, TPD II.

Bedrijfsgevoelige gegevens van de fabrikanten of marktdeelnemers worden niet gedeeld met de deelnemende fabrikanten of marktdeelnemers. SGS houdt alle gegevens, instructies en documenten die door de marktdeelnemers via de webportal worden verstrekt vertrouwelijk. SGS zal de door marktdeelnemers ingezonden gegevens niet gebruiken (deels of in hun geheel) en gebruik, reproductie of openbaarmaking van deze gegevens niet machtigen of toestaan. Hierop gelden de volgende uitzonderingen:

  • voor de verlening van diensten door de SGS aan marktdeelnemers;
  • openbaarmaking aan de deelnemende fabrikanten (zoals gedefinieerd in de SGS On-Track-voorwaarden voor marktdeelnemers) om hen in staat te stellen claims te valideren en als onderdeel van gegevensbeheer om de voortgang van claims te volgen; en
  • openbaarmaking aan de aan de organisatie verbonden professionele adviseurs, agenten of vertegenwoordigers voor het verkrijgen van professioneel advies.

Het bovenstaande heeft geen betrekking op de door de marktdeelnemers ingezonden gegevens die:

  • in het publieke domein beschikbaar zijn of komen (niet in strijd zijnde met deze voorwaarden);
  • SGS ontvangt van een onafhankelijke externe partij die het recht heeft deze gegevens te openbaren;
  • in het bezit waren van SGS alvorens deze te ontvangen van de marktdeelnemers; of
  • door de wet of een overheids- of regelgevende instantie openbaar moeten worden gemaakt

33.Hoe worden persoonsgegevens beschermd?

Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld en slechts verwerkt voor zover dit nodig is voor het enkele contactpunt voor de levering van apparatuur onder artikel 15, lid 7, TPD II. SGS verwerkt gegevens in overeenstemming met artikel 5, lid 1f en artikel 32 AVG. SGS heeft alle nodige stappen en veiligheidsmaatregelen genomen met inachtneming van de internationaal erkende normen in de sector om het risico van schendingen van de vertrouwelijkheid en verlies van de integriteit en beschikbaarheid van de persoonsgegevens van deelnemende fabrikanten en marktdeelnemers die worden verwerkt voor het verlenen van diensten te minimaliseren. Gegevens worden in Europa opgeslagen in afzonderlijke centra voor de hoofdgegevensfaciliteit en de faciliteit voor disaster recovery als reserveopslag.

Over SGS

SGS is wereldleider op het gebied van inspectie, controle, analyse en certificering. Wij staan bekend als de global benchmark voor kwaliteit en integriteit. SGS onderhoudt wereldwijd een netwerk van ca. 2400 kantoren en laboratoria met meer dan 95.000 werknemers.
 

Bezoek onze internationale website op SGS.com
 

Contact met ons opnemen

Meer informatie over de Tabaksproductenrichtlijn. Wie kan terugbetaling aanvragen? Hoe registreer ik een terugbetalingsclaim? Neem gerust contact op met ons ondersteuningsteam.
 

  • U kunt ons bereiken:
    • Per e-mail via de knop “E-mail” hieronder
    • Per Live chat met behulp van de koppeling in de rechterschuifbalk
    • Per telefoon door het onderstaande nummer te bellen