U bent offline. Dit is een alleen-lezen versie van de pagina.
ONTRACKHet traceringssysteem onder de TPD is gericht op de bestrijding van illegale handel binnen de Europese Unie. Illegale handel vergroot de negatieve effecten door het voor mensen goedkoper te maken om tabaksproducten te kopen. Illegale tabaksproducten voldoen meestal niet aan de regels van de EU, zoals de verplichting om gecombineerde gezondheidswaarschuwingen te dragen. Zoals uitgelegd in de uitvoeringshandelingen wordt het traceringssysteem ook gebruikt voor naleving van artikel 8 van het Protocol tot uitbanning van de illegale handel in tabaksproducten bij het Kaderverdrag inzake tabaksontmoediging van de Wereldgezondheidsorganisatie, dat door de Europese Unie is geratificeerd. Om de illegale handel aan te pakken voorziet de TPD in de oprichting van een traceringssysteem voor de gehele EU voor de legale toeleveringsketen van tabaksproducten onder artikel 15. Het traceringssysteem wordt aangevuld door een systeem met beveiligingsfuncties voor de detectie van namaakproducten onder artikel 16. Door tracering van tabak op verpakkingsniveau van de producent tot aan de eerste detaillist kunnen de autoriteiten de route en herkomst volgen van het legitieme product.
De ‘eerste detaillist’ wordt onder de uitvoeringshandelingen gedefinieerd als de faciliteit waar tabaksproducten voor de eerste keer op de markt worden geplaatst (d.w.z. verkrijgbaar worden voor de consument in de EU), inclusief verkoopautomaten. Ergo, marktdeelnemers vóór de eerste detaillist omvatten alle directe en indirecte klanten in de toeleveringsketen voor tabak, zoals distributeurs, groothandelaren, cash & carry’s, grote ondernemingen met centrale magazijnen, bestelwagens voor verkoopdoeleinden, magazijnen, vervoersbedrijven en importeurs die actief zijn in de handel en in het bezit zijn van tabaksproducten.
Dit proces bestaat uit twee belangrijke stappen:
(1) Aanstelling van een ID-uitgever
Iedere lidstaat moet een onafhankelijke ID-uitgever aanstellen die is belast met twee belangrijke taken.
Ten eerste moet de aangestelde ID-uitgever UI’s genereren die bestaan uit nummers en/of letters voor individuele verpakkingseenheden, en waar verzocht door marktdeelnemers, voor geaggregeerde verpakkingen. Deze UI’s moeten binnen een termijn van zes maanden op het product worden aangebracht.
Ten tweede zijn ID-uitgevers ook verantwoordelijk voor de uitgifte van ‘identificatiecodes' voor alle relevante marktdeelnemers, faciliteiten en machines, zodat deze eenvoudig in het systeem kunnen worden geïdentificeerd. Deze identificatiecodes zijn nodig om een UI te kunnen aanvragen. De identificatiecodes zijn ook nodig bij verzending van logistieke en transactiegegevens naar het gegevensopslagsysteem.
(2) Opzetten van een gegevensopslagsysteem
In de tussentijd is iedere producent en importeur van tabaksproducten verplicht een contract af te sluiten met een aanbieder van gegevensopslag om de traceringsdata te hosten die uitsluitend van toepassing zijn op hun producten (‘primaire gegevensopslag’). De Commissie beoordeelt ieder conceptcontract en de geschiktheid van alle voorgestelde aanbieders, met name wat betreft hun onafhankelijkheid en technisch vermogen, en keurt deze aanbieders vervolgens goed of af. Indien de Commissie niet binnen een periode van drie maanden uitsluitsel geeft worden het contract en de aanbieder geacht te zijn goedgekeurd.
Wanneer de aanbieders van primaire gegevensopslag zijn geselecteerd en goedgekeurd wordt de Commissie verantwoordelijk voor de selectie van de aanbieder van een 'secundaire' gegevensopslag. Op de secundaire gegevensopslag worden alle traceringsgegevens opgeslagen (inclusief de gegevens die in de verschillende primaire gegevensopslagsystemen worden opgeslagen) met daarbij de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de autoriteiten van de lidstaten toegang hebben tot één enkele dataset. De gegevensopslagsystemen bieden de autoriteiten een overzicht van alle productbewegingen.
Wanneer deze belangrijke stappen eenmaal zijn ondernomen, begint het traceringssysteem vorm te krijgen. De relevante tabaksproducten worden vanaf 20 mei 2019 met UI’s op de markt gebracht en hun bewegingen gescand en geregistreerd op alle niveaus van de toeleveringsketen. Dit geldt voor sigaretten en shagtabak en vanaf 20 mei 2024 ook voor overige tabaksproducten (OTP).
Subcategorieën die zijn opgenomen in de OTP-definitie:
Nicotinezakjes (zonder tabak) vallen niet onder de traceringsvereisten van TPD.
Alle verpakkingseenheden dragen een UI (traceringscode). Afhankelijk van de producent, bevindt het UI zich doorgaans in het zwarte vak op de onderkant van de verpakkingseenheid. De verpakkingseenheid kan ook iets zijn aangepast om het zwarte vak te kunnen inpassen.
De UI, die bij de productie op de verpakkingseenheid wordt gezet, bevat onder andere de volgende informatie:
Met deze UI kunnen de autoriteiten iedere stap in de toeleveringsketen volgen, van de fabriek tot de eerste detaillist.
Iedere deelnemer in de toeleveringsketen van tabaksproducten moet zelf voorbereidingen treffen en inschatten hoe de TPD en uitvoeringshandelingen zijn bedrijfsprocessen zullen beïnvloeden. Hieronder volgt een overzicht van enkele zaken waarmee rekening moet worden gehouden:
De uitvoeringshandelingen voorzien erin dat sigaretten en shagtabak die voor 20 mei 2019 zonder UI’s zijn geproduceerd nog tot 20 mei 2020 mogen worden gedistribueerd binnen de toeleveringsketen (van fabriek tot winkel) zonder te hoeven worden gescand. Voor overige tabaksproducten die zonder UI’s zijn geproduceerd vóór 20 mei 2024 geldt dat deze nog mogen worden gedistribueerd binnen de toeleveringsketen (van fabriek tot winkel) tot 20 mei 2026 (d.w.z. zonder te hoeven worden gescand).
Vanaf 20 mei 2019 moeten marktdeelnemers voor sigaretten en shagtabak, en vanaf 20 mei 2024 ook voor overige tabaksproducten, de bewegingen en transacties van alle nieuwe tabaksartikelen die voldoen aan de TPD (d.w.z. waarvan de verpakking een UI bevat) scannen en melden die zij in voorraad hebben.
Marktdeelnemers kunnen kant-en-klare oplossingen aanschaffen die zowel de benodigde hardware als software bieden voor het scannen en verzenden van TPD-gegevens.
Zij kunnen ook kiezen voor het samenstellen van hun eigen oplossingen of hun bestaande systemen compatibel maken met de TPD.
Als zij al over hardware beschikken kunnen zij mogelijk TPD-conforme software gebruiken die verkrijgbaar is op de markt, maar vanwege de technische en traceringsvereisten van de TPD is echter niet alle hardware compatibel.
Indien nog geen hardware aanwezig is, is mogelijk basisapparatuur nodig, zoals een smartphone en/of scanner voor grotere volumes om de scancapaciteit te garanderen. Dit hangt echter af van de bedrijfsbehoeften en softwarekeuze van iedere marktdeelnemer.
Uiteindelijk is iedere marktdeelnemer zelf verantwoordelijk voor de aanpassing van zijn operationele en logistieke systemen teneinde te voldoen aan de traceringsvereisten van de TPD en de uitvoeringshandelingen.
Marktdeelnemers schaffen de hardware aan bij hun eigen leverancier naar keuze, rekening houdend met het vergoedingsbedrag zoals bekendgemaakt door het SPOC. De hardware (scanner) die nodig is voor de vereisten onder de TPD is reeds verkrijgbaar op de markt.
Marktdeelnemers hebben verscheidene opties bij het bepalen van hun softwarebehoeften voor naleving van de TPD. De marktdeelnemer kan kiezen voor de aanschaf van een kant-en-klare oplossing van de leverancier(s) op de betreffende markt, ervoor kiezen zelf een systeem te ontwikkelen of hun bestaande interne systemen te verbeteren, dan wel direct in zee gaan met een andere ontwikkelingspartner die een oplossing kan leveren conform de TPD-vereisten.
Marktdeelnemers kunnen afhankelijk van hun bedrijfsbehoeften en de geschiktheid/complexiteit van hun bestaande oplossingen, deze oplossingen aanpassen voor ondersteuning van de TPD. Nogmaals, zij kunnen dit doen door hun eigen interne middelen te gebruiken of direct in zee te gaan met een ontwikkelingspartner.
Aangezien het formaat en de codes (UI’s) die voor OTP, sigaretten en shagtabak identiek zijn, kan dezelfde apparatuur worden gebruikt voor het OTP T&T-scannen.
In de uitvoeringshandeling zijn vier soorten gegevensdragers gespecificeerd voor de codering van de TPD-gegevens. Decodering van de informatie van de gegevensdrager hangt af van de codering van de informatie door de producenten. De marktdeelnemer wordt daarom aangeraden de coderingsspecificaties van iedere aanleverende producent te evalueren om zich ervan te verzekeren dat de geselecteerde oplossing in staat is om de juiste informatie te decoderen.
In de bijlage vindt u de coderingsspecificaties uitgewerkt door BAT, JTI, IB en PMI. Dit is een open norm die iedereen kan gebruiken. Standaardisering van de codering tussen producenten maakt de decodering van informatie aanzienlijk eenvoudiger en verbetert de mogelijkheid om één enkele oplossing te gebruiken voor het scannen van tabaksproducten.
Alle marktdeelnemers dienen hun processen aan te passen om zeker te zijn dat het scannen en verzenden van gegevens conform de TPD-vereisten zal worden uitgevoerd. Het huidige automatiseringsniveau en de implementatie van de activiteiten zullen hun invloed hebben op iedere aanpassing van de ‘Route to Market’. Een marktdeelnemer met een hoog automatiseringsniveau zal bijvoorbeeld rekening moeten houden met andere zaken dan een marktdeelnemer die niet of nauwelijks is geautomatiseerd. Het is zeer belangrijk dat de marktdeelnemer het proces zorgvuldig bestudeert om te begrijpen waar het scannen plaats dient te vinden en wanneer de verzending van gegevens moet gebeuren; voor of na de gebeurtenis. Deze verplichtingen zullen hun impact hebben op alle marktdeelnemers.
Boetes voor niet-naleving van de vereisten van de TPD verschillen per lidstaat. Zo kan een lidstaat de marktdeelnemersidentificatiecode (EOID) van een marktdeelnemer die de TPD niet naleeft onder de uitvoeringshandelingen in het systeem deactiveren.
Klik hier voor alle documenten over artikel 15 en de TPD die de Europese Commissie aan het publiek ter beschikking heeft gesteld.
De uiteindelijke procedure moet worden gedefinieerd door de ID-uitgever die in iedere lidstaat wordt aangesteld. De uitvoeringshandelingen voorzien in het volgende:
Raadpleeg de specifieke artikelen voor meer informatie. Klik hier voor toegang tot het officiële publicatieblad en kies de gewenste taal.
Wanneer een marktdeelnemer de hardwareleverancier heeft gekozen, kan hij direct met de leverancier de installatie en training afspreken.
Marktdeelnemers kunnen zelf een leverancier naar hun voorkeur kiezen, maar ontvangen een vergoeding volgens het berekende bedrag op het portaal van de SPoC.
Marktdeelnemers kunnen naar eigen inzicht een leverancier van apparatuur kiezen, indien ze ervoor zorgen dat de geselecteerde oplossing de marktdeelnemer in staat stelt om de geregistreerde gegevens van de tabaksproducten te lezen en te verzenden naar de gecontracteerde faciliteit voor gegevensopslag.
Zodra de marktdeelnemer de hoogte van de overeengekomen vergoeding voor de apparatuur ontvangt van het SPoC, kan deze contact opnemen met de gekozen leverancier om rechtstreeks afspraken te maken over de aanschaf van de benodigde oplossing voor het bedrijf. Na het voorleggen van een bewijs van aankoop, bestelling of een ander bewijs van de installatie van TPD-gerelateerde apparatuur om geregistreerde gegevens voor tabaksproducten voor uw bedrijf door te geven aan het SPoC, zal het SPoC uw inzending beoordelen en de vergoeding afwikkelen tot het berekende bedrag dat aan u is bekendgemaakt via het portaal van de SPoC.
Als een producent niet deelneemt aan het model, dient de marktdeelnemer direct contact op te nemen met deze producent voor de aanvraag van zijn aandeel in de kosten voor de benodigde apparatuur.
De sector heeft een extern bedrijf geselecteerd, SGS Société Générale de Surveillance SA (‘SGS’), om te fungeren als een enkel contactpunt (afgekort als SPoC) voor alle marktdeelnemers binnen het hele vergoedingenproces. SGS heeft een personeelsbestand van ruim 95.000 medewerkers en is wereldwijd koploper op het gebied van inspectie, controle, testen en certificering. Het bedrijf staat bekend als de global benchmark voor kwaliteit en integriteit. SGS is zich bewust van het enorme belang van vertrouwelijkheid, gegevensprivacy en -veiligheid en zet zich in zijn gehele bedrijfsvoering in voor de bescherming van de privacy van al zijn klanten en partners.
Alle marktdeelnemers die betrokken zijn bij de handel in tabaksproducten, van de producent tot en met de laatste marktdeelnemer vóór de eerste detaillist, dienen de apparatuur aan te schaffen die nodig is voor de registratie van de gekochte, verkochte, opgeslagen, vervoerde of op andere wijze gehanteerde tabaksproducten. De ‘eerste detaillist’ wordt gedefinieerd als de faciliteit waar tabaksproducten voor de eerste keer op de markt worden geplaatst (d.w.z. verkrijgbaar worden voor de consument), bijvoorbeeld bij supermarkten, benzinestations, tabakszaken, kiosken enz. De activiteit van het traceringssysteem eindigt bij de uitgaande scan naar de eerste detaillist. De enige verplichting die eerste detaillisten hebben onder de uitvoeringshandelingen is het opvragen van de id van zowel de marktdeelnemer als de faciliteit.
Voor de berekening van de vergoeding (claims) gebruikt SGS feitelijke gegevens van de marktdeelnemer en objectieve criteria die worden gecontroleerd door een onafhankelijk adviesbureau:
Het eenheidsequivalent van apparatuur is die apparatuur die marktdeelnemers nodig hebben om geregistreerde gegevens van tabaksproducten te lezen en versturen naar het gegevensopslagsysteem in naleving van hun rapportageverplichtingen onder de TPD en de uitvoeringshandelingen zoals die door de Europese Commissie zijn uitgegeven.
De oplossing bestaat uit scanners met software die zijn verbonden met een publieke-cloudservice en het volgende kunnen uitvoeren:
Verscheidene logistieke processen worden hierbij inbegrepen volgens bijlage 2 van de Uitvoeringshandelingen:
Via de cloud kunnen ook bepaalde administratieve taken worden uitgevoerd:
Technische specificaties zijn verkrijgbaar op het SGS OnTrack-platform of op de webpagina van de Europese Commissie met behulp van de onderstaande link: Technische specificaties
U kunt zich voorbereiden op de registratie door informatie te verzamelen over uw bedrijf; en dan met name door:
De ‘scaneenheid’ verwijst naar de apparatuur die bestaat uit hardware en software en die nodig is voor de registratie van de gekochte, verkochte, opgeslagen, vervoerde of op andere wijze gehanteerde tabaksproducten.
Voordat een marktdeelnemer doorgaat met zijn terugbetalingsclaim kan hij contact opnemen met de hulplijn van de SGS via de beschikbare opties op de OnTrack-portal en SGS vragen de betreffende velden te wijzigen. Afhankelijk van de aard van de benodigde wijzigingen kan het zijn dat SGS een financiële controle moet uitvoeren en de juistheid van de invoer valideren.
De SPoC zorgt niet voor deze informatie. Eventuele integratie met de lokale systemen van een marktdeelnemer dient door de marktdeelnemer zelf te worden ondernomen. Dit valt buiten de verplichting van de producenten. Marktdeelnemers kunnen gebruikmaken van een integrator voor de ontwikkeling van een oplossing voor hun eigen afzonderlijke behoeften, maar dat gebeurt dan wel voor eigen rekening.
De deelnemende producenten zijn zich bewust van het feit dat een aantal marktdeelnemers reeds vooraf maatregelen heeft genomen om de nodige veranderingen naar aanleiding van TPD 2019 in te passen en mogelijk reeds geïnvesteerd hebben in de aanschaf van de apparatuur die nodig is voor het lezen en verzenden van geregistreerde gegevens naar de gegevensopslag voordat het SPoC-model van start ging of voorafgaand aan de deadline voor OTP op 20 mei 2024. Deze marktdeelnemers moeten dan alsnog een aanvraag indienen via de SPoC, hun invoer verzorgen en de claims voor hun faciliteit(en) verwerken zoals alle andere marktdeelnemers.
De sector erkent dat eventuele eerdere vergoedingen niet voldoende kunnen zijn om extra apparatuur te dekken die nu nodig is voor het scannen en melden van extra volumes OTP. Daarom kan een marktdeelnemer vanaf 2024 mogelijk de oorspronkelijke claim uitbreiden, als de extra impact van OTP voldoende is om dit te rechtvaardigen. Wederom is hier de berekening van de SPoC bindend.
SGS behandelt alle aan de instelling verstrekte informatie vertrouwelijk. SGS heeft alle benodigde stappen en veiligheidsmaatregelen genomen met inachtneming van de internationaal erkende normen in de sector en in overeenstemming met artikel 5/1 f en artikel 32 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) om het risico van verlies van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de door de marktdeelnemers aan SPoC verstrekte gegevens te minimaliseren. De gegevens worden in Europa gehost en verwerkt. Het hoofdgegevenscentrum van Microsoft is in Amsterdam, Nederland, en de DR (disaster recovery/fail-over) is in Dublin, Ierland.
Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld en slechts verwerkt voor zover dit nodig is voor het enkele contactpunt voor de levering van apparatuur onder artikel 15, lid 7, TPD II.
Bedrijfsgevoelige gegevens van de fabrikanten of marktdeelnemers worden niet gedeeld met de deelnemende fabrikanten of marktdeelnemers. SGS houdt alle gegevens, instructies en documenten die door de marktdeelnemers via de webportal worden verstrekt vertrouwelijk. SGS zal de door marktdeelnemers ingezonden gegevens niet gebruiken (deels of in hun geheel) en gebruik, reproductie of openbaarmaking van deze gegevens niet machtigen of toestaan. Hierop gelden de volgende uitzonderingen:
Het bovenstaande heeft geen betrekking op de door de marktdeelnemers ingezonden gegevens die:
Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld en slechts verwerkt voor zover dit nodig is voor het enkele contactpunt voor de levering van apparatuur onder artikel 15, lid 7, TPD II. SGS verwerkt gegevens in overeenstemming met artikel 5, lid 1f en artikel 32 AVG. SGS heeft alle nodige stappen en veiligheidsmaatregelen genomen met inachtneming van de internationaal erkende normen in de sector om het risico van schendingen van de vertrouwelijkheid en verlies van de integriteit en beschikbaarheid van de persoonsgegevens van deelnemende fabrikanten en marktdeelnemers die worden verwerkt voor het verlenen van diensten te minimaliseren. Gegevens worden in Europa opgeslagen in afzonderlijke centra voor de hoofdgegevensfaciliteit en de faciliteit voor disaster recovery als reserveopslag.
SGS is wereldleider op het gebied van inspectie, controle, analyse en certificering. Wij staan bekend als de global benchmark voor kwaliteit en integriteit. SGS onderhoudt wereldwijd een netwerk van ca. 2400 kantoren en laboratoria met meer dan 95.000 werknemers.
Meer informatie over de Tabaksproductenrichtlijn. Wie kan terugbetaling aanvragen? Hoe registreer ik een terugbetalingsclaim? Neem gerust contact op met ons ondersteuningsteam.