ONTRACKSystem identyfikowalności i śledzenia ruchu zdefiniowany w przepisach dyrektywy tytoniowej ma na celu zwalczanie nielegalnego obrotu w ramach Unii Europejskiej. Nielegalne wyroby tytoniowe są o wiele tańsze, a obrót nimi ma wiele negatywnych skutków. Wyroby tytoniowe pochodzące z nielegalnego źródła często nie spełniają wymogów unijnych, np. nie zawierają mieszanych ostrzeżeń zdrowotnych. Jak określono w aktach wykonawczych, system identyfikowalności i śledzenia ruchu jest konieczny również w celu wdrożenia art. 8 Protokołu w sprawie wyeliminowania nielegalnego obrotu wyrobami tytoniowymi do Ramowej konwencji Światowej Organizacji Zdrowia o ograniczeniu użycia tytoniu, który został ratyfikowany przez Unię Europejską. Aby rozwiązać kwestię nielegalnego obrotu zgodnie z art. 15 dyrektywy tytoniowej, przewidziano funkcjonowanie ogólnoeuropejskiego systemu identyfikowalności i śledzenia ruchu wyrobów tytoniowych w legalnym łańcuchu dostaw. System identyfikowalności i śledzenia ruchu został uzupełniony o system zabezpieczeń zgodnie z art. 16 dyrektywy, które mają ułatwić wykrywanie podrabianych wyrobów. System śledzenia ruchu i pochodzenia wyrobów tytoniowych na poziomie paczki, począwszy od producenta, a skończywszy na ostatnim podmiocie gospodarczym przed pierwszym punktem sprzedaży detalicznej, pozwoli właściwym organom kontrolować źródło oryginalnych produktów i trasę, jaką pokonują.
Akty wykonawcze definiują „pierwszy punkt detaliczny” jako zakład, w którym wyroby tytoniowe są wprowadzane do obrotu (a zatem udostępniane konsumentom w UE) po raz pierwszy. W myśl tej definicji pojęcie podmiotu gospodarczego przed pierwszym punktem detalicznym obejmuje wszystkich bezpośrednich lub pośrednich dostawców w łańcuchu dostaw wyrobów tytoniowych, w tym dystrybutorów, hurtowników, sklepy cash & carry, kluczowych klientów z centralnymi magazynami, , firmy transportowe oraz importerów uczestniczących w obrocie wyrobami tytoniowymi.
Proces można podzielić na dwa główne etapy:
(1) Powołanie podmiotu wydającego identyfikatory
Każde państwo członkowskie musi powołać niezależny podmiot wydający identyfikatory, któremu powierza dwa kluczowe zadania.
Po pierwsze, powołany podmiot wydający identyfikatory zajmuje się generowaniem niepowtarzalnych identyfikatorów alfanumerycznych na poziomie opakowań jednostkowych, a na wniosek podmiotu gospodarczego, opakowań zbiorczych. Opakowanie wyrobu tytoniowego musi zostać opatrzone niepowtarzalnym identyfikatorem w ciągu sześciu miesięcy.
Po drugie, podmiot wydający identyfikatory jest odpowiedzialny za nadawanie kodów identyfikacyjnych podmiotom gospodarczym, zakładom i maszynom, które umożliwiają ich łatwą identyfikację w systemie. Bez kodu identyfikacyjnego nie da się złożyć wniosku o wygenerowanie niepowtarzalnego identyfikatora. Kody identyfikacyjne są potrzebne również w trakcie przekazywania informacji dotyczących logistyki lub transakcji do systemu repozytoriów.
(2) Uruchomienie systemu repozytoriów
Równocześnie każdy producent lub importer wyrobów tytoniowych jest zobowiązany do zawarcia umowy z dostawcą systemu przechowywania danych z myślą o przechowywaniu danych dotyczących identyfikowalności dotyczących wyłącznie wyrobów danego producenta lub importera („repozytorium pierwotne”). Komisja dokona oceny projektu umowy i odpowiedniości proponowanego dostawcy, szczególnie w odniesieniu do jego niezależności i możliwości technicznych i na jej podstawie podejmie decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu proponowanego dostawcy. W przypadku braku odpowiedzi ze strony Komisji w terminie trzech miesięcy uznaje się, że Komisja zatwierdziła dostawcę i projekt umowy.
Po wyborze i zatwierdzeniu dostawcy repozytorium pierwotnego Komisja jest zobowiązana do wyboru dostawcy repozytorium „wtórnego”. W repozytorium wtórnym przechowywane są wszystkie dane dotyczące identyfikowalności (w tym dane przechowywane w różnych repozytoriach pierwotnych), co umożliwia właściwym organom państw członkowskich dostęp do jednej bazy danych. System repozytoriów dostarcza właściwym organom informacje o przemieszczaniu się wyrobów tytoniowych.
Realizacja powyższych działań jest warunkiem prawidłowego funkcjonowania systemu identyfikowalności i śledzenia ruchu. Od 20 maja 2019 r. wszystkie wyroby tytoniowe objęte dyrektywą i wyprodukowane po tej dacie będą oznakowane niepowtarzalnym identyfikatorem, a ich ruchy w łańcuchu dostaw będą skanowane i rejestrowane.
Na wszystkich paczkach widoczny będzie niepowtarzalny identyfikator (kod umożliwiający śledzenie ruchów i pochodzenia). Niepowtarzalny identyfikator prawdopodobnie będzie umieszczony w czarnej ramce na spodzie paczki, w zależności od producenta. Konieczne może być wprowadzenie drobnych zmian w układzie graficznym opakowania w celu przygotowania miejsca na dodatkowy element.
Niepowtarzalny identyfikator umieszczany na opakowaniu podczas produkcji, zawiera, między innymi, następujące informacje:
Niepowtarzalny identyfikator umożliwia właściwym organom śledzenie ruchu wyrobów tytoniowych na każdym etapie łańcucha dostaw, począwszy od zakładu produkcyjnego, a skończywszy na pierwszym punkcie detalicznym.
Każdy podmiot gospodarczy biorący udział w łańcuchu dostaw musi odpowiednio się przygotować i dokonać oceny wpływu obowiązków wynikających z dyrektywy i aktów wykonawczych na procesy biznesowe. Oto niektóre kwestie, na które należy zwrócić uwagę:
Akty wykonawcze przewidują, że papierosy lub tytoń do samodzielnego skręcania papierosów wyprodukowane przed 20 maja 2019 r. bez niepowtarzalnych identyfikatorów, są dopuszczone do obrotu wewnątrz łańcucha dostaw (od zakładu produkcyjnego do punktu detalicznego) do 20 maja 2020 r. (tj. bez konieczności skanowania).
Należy pamiętać, że od 20 maja 2019 r. podmioty gospodarcze mają obowiązek skanowania i rejestrowania ruchu wyrobów tytoniowych spełniających wymogi dyrektywy tytoniowej (tj. opatrzonych niepowtarzalnymi identyfikatorami) i będących w ich posiadaniu.
Podmioty gospodarcze mogą zakupić rozwiązania dostępne w ogólnej sprzedaży obejmujące zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie potrzebne do skanowania i przekazywania danych wymaganych przez dyrektywę tytoniową.
Mogą również zdecydować się na budowę własnego rozwiązania lub dostosowanie istniejących systemów do wymogów dyrektywy tytoniowej.
Jeżeli podmiot gospodarczy dysponuje sprzętem, wówczas może wykorzystać oprogramowanie udostępniane przez jednego z dostawców wyszczególnionych przez punkt kontaktowy SPOC. Z uwagi na określone wymagania techniczne nie każdy sprzęt będzie kompatybilny z oprogramowaniem.
Jeżeli podmiot nie dysponuje sprzętem, wówczas może skontaktować się ze SPOC w celu pozyskania wskazówek aby zapewnić sobie możliwość skanowania .
Rodzaj sprzętu ( smartfon, i/lub skaner) będzie zależny od potrzeb biznesowych podmiotu i wybranego oprogramowania.
Ostatecznie przystosowanie systemów operacyjnych i logistycznych do wymogów dyrektywy tytoniowej i jej aktów wykonawczych leży w gestii każdego podmiotu gospodarczego.
Podmioty gospodarcze mogą zwrócić się do SPOC w celu uzyskania kwoty podlegającej zwrotowi za sprzęt.
Podmiot gospodarczy ma swobodę w określaniu własnych potrzeb w zakresie oprogramowania gwarantującego zgodność z wymogami dyrektywy tytoniowej. Podmiot gospodarczy może zakupić rozwiązanie dostępne w ogólnej sprzedaży od dostawcy wyszczególnionego na liście SPOC, stworzyć własny lub dostosować istniejący system wewnętrzny lub podjąć współpracę z innym podmiotem, który będzie w stanie opracować rozwiązanie zgodne z wymogami dyrektywy tytoniowej.
Podmiot gospodarczy może dostosować posiadane rozwiązania do wymogów dyrektywy tytoniowej, z uwzględnieniem własnych potrzeb biznesowych i odpowiedniości/złożoności posiadanych rozwiązań. Działania te podejmuje przy wykorzystaniu wewnętrznych zasobów lub w drodze współpracy z zewnętrznym partnerem.
Akty wykonawcze przewidują cztery rodzaje nośników danych, a tym samym cztery sposoby kodowania informacji. To, czy odkodowanie informacji z nośnika danych jest możliwe, zależy od sposobu kodowania użytego przez producenta. Podmiotom gospodarczym zaleca się zatem przeanalizowanie specyfikacji kodowania poszczególnych producentów, aby wybrane przez nich rozwiązanie było w stanie odkodować właściwy rodzaj informacji.
W załączonym dokumencie znajdują się specyfikacje kodowania opracowane przez BAT, JTI, ITG i PMI, które stanowią otwarty standard, dostępny za darmo dla wszystkich. Standaryzacja kodowania wśród producentów zdecydowanie uprości proces dekodowania informacji i zwiększy możliwość użycia jednego rozwiązania do skanowania wszystkich wyrobów tytoniowych.
Szczegóły dotyczące kodowania informacji wymaganych przez dyrektywę tytoniową
Wszystkie podmioty gospodarcze muszą dostosować swoje procesy z uwzględnieniem obowiązku skanowania i przekazywania danych zgodnie z przepisami dyrektywy tytoniowej. To od obecnego poziomu automatyzacji procesów zależy, czy stosowana strategia drogi do klienta będzie wymagała wprowadzenia głębokich zmian. Podmiot gospodarczy o wysoce zautomatyzowanej infrastrukturze będzie musiał wziąć pod uwagę zupełnie inne kwestie, niż podmiot gospodarczy o niskim lub zerowym poziomie automatyzacji. Kluczowe będzie dokonanie przez podmiot gospodarczy starannej analizy tego procesu i określenie, na którym jego etapie należy przeprowadzić skanowanie, a na którym przekazywanie danych. Wszystkie podmioty gospodarcze odczują wpływ tych obowiązków.
Kary za nieprzestrzeganie wymogów dyrektywy tytoniowej różnią się w poszczególnych państwach członkowskich. Na gruncie polskiego prawa aktualnie obowiązują sankcje karne za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących skanowania. Zalecamy śledzenie zmian w polskiej legislacji w tym zakresie .Ponadto zgodnie z aktami wykonawczymi państwo członkowskie ma prawo dezaktywować w systemie kod identyfikacyjny podmiotu gospodarczego z powodu niezgodności z wymogami.
Kliknij tutaj, aby zapoznać się z materiałami dotyczącymi art. 15 dyrektywy tytoniowej udostępnionymi przez Komisję Europejską.
Ustalenie rzeczywistej procedury należy do podmiotu wydającego identyfikatory powoływanego w każdym państwie członkowskim. Akty wykonawcze przewidują:
Szczegółowe informacje znajdują się w poszczególnych artykułach. Kliknij tutaj , aby uzyskać dostęp do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w wybranym języku.
Podmiot gospodarczy ustala szczegóły dotyczące procesu wdrażania i programu szkoleń bezpośrednio z wybranym dostawcą, od którego zakupił sprzęt.
Niezależna firma konsultingowa (konsultant) przeprowadziła badania rynku w celu wskazania firm, które będą odpowiednimi dostawcami sprzętu i oprogramowania dla podmiotów gospodarczych. Konsultant kontaktował się z wieloma firmami i spośród otrzymanych odpowiedzi tylko dwie firmy, Honeywell i Inexto, przedstawiły oferty, w których zadeklarowane specyfikacje spełniały wymagania dyrektywy tytoniowej i jej aktów wykonawczych. Powyższa lista dostawców sprzętu nie jest wyczerpująca i została sporządzona na podstawie odpowiedzi otrzymanych przez konsultanta na dzień 19.10.18. Podmiot gospodarczy ma prawo do wyboru własnego dostawcy sprzętu pod warunkiem, że wybrany sprzęt umożliwia mu odczytywanie i przesyłanie zapisanych danych o wyrobach tytoniowych do wyznaczonego systemu przechowywania danych.
Dane kontaktowe sugerowanych dostawców wyłonionych na podstawie niezależnych badań konsultingowych są dostępne na portalu w trakcie całego procesu tak, aby dostawca mógł w każdej chwili skontaktować się z nimi. Powyższa lista dostawców sprzętu nie jest wyczerpująca i została sporządzona na podstawie odpowiedzi otrzymanych przez konsultanta na dzień 19.10.18. Każdy podmiot gospodarczy ma prawo do wyboru własnego dostawcy sprzętu.
Po otrzymaniu od pojedynczego punktu kontaktowego (SPOC) informacji o kwocie refundacji sprzętu podmiot gospodarczy może skontaktować się z dowolnym dostawcą i bezpośrednio z nim ustalić szczegóły zakupu potrzebnego sprzętu. Podmiot gospodarczy ma obowiązek przedstawić SPOC dowód zakupu, druk zamówienia lub inny dokument potwierdzający instalację wymaganego przez dyrektywę tytoniową sprzętu do odczytywania i przesyłania zapisanych danych o wyrobach tytoniowych, po czym SPOC dokona weryfikacji tych dokumentów i wypłaci kwotę refundacji.
Aby ubiegać się o refundację kosztów zakupu potrzebnego sprzętu od producenta, który nie uczestniczy w programie, podmiot gospodarczy musi skontaktować się z takim producentem na własną rękę.
Niezależna spółka SGS Société Générale de Surveillance SA („SGS”) została wybrana przez branżę tytoniową jako pojedynczy punkt kontaktowy (SPOC), którego zadaniem jest zapewnić wszystkim podmiotom gospodarczym wsparcie i usprawnić proces pozyskiwania sprzętu do odczytywania i przesyłania danych do systemu repozytoriów. Firma SGS zatrudnia ponad 95 tys. pracowników i jest światowym liderem w dziedzinie inspekcji, weryfikacji, badań i certyfikacji, cenionym za jakość świadczonych usług i rzetelność. SGS dostrzega kluczowy charakter takich kwestii jak poufność, ochrona danych i bezpieczeństwo, dlatego z zaangażowaniem dba o prywatność swoich klientów i partnerów we wszystkich obszarach działalności.
Wszystkie podmioty gospodarcze uczestniczące w obrocie wyrobami tytoniowymi (skończywszy na ostatnim podmiocie gospodarczym przed pierwszym punktem sprzedaży detalicznej) muszą pozyskać sprzęt potrzebny do rejestrowania nabywanych, sprzedawanych, przechowywanych, przewożonych lub w inny sposób przetwarzanych wyrobów tytoniowych. „Pierwszy punkt detaliczny” definiuje się jako zakład, w którym wyroby tytoniowe są wprowadzane do obrotu (a zatem udostępniane konsumentom) po raz pierwszy (np. supermarkety, stacje benzynowe, sklepy tytoniowe, salony prasowe itp.). Obowiązek identyfikowalności i śledzenia ruchu ustaje wraz z ostatnim skanowaniem, zanim wyroby zostaną skierowane do pierwszego punktu detalicznego. Zgodnie z przepisami aktów wykonawczych jedynym obowiązkiem pierwszego punktu detalicznego jest uzyskanie identyfikatorów podmiotu gospodarczego i zakładu.
Do obliczania kwoty refundacji SGS używa danych podmiotu gospodarczego weryfikowanych przez niezależną firmę konsultingową według obiektywnych kryteriów:
Pojęcie sprzętu obejmuje sprzęt, który uznaje się za niezbędny dla podmiotu gospodarczego do odczytywania i przesyłania danych o wyrobach tytoniowych do systemu repozytoriów w celu dotrzymania obowiązków sprawozdawczych zgodnie z postanowieniami dyrektywy tytoniowej Komisji Europejskiej i jej aktów wykonawczych.
Rozwiązanie sprzętowe składa się z urządzeń skanujących oraz oprogramowania połączonego z chmurą publiczną i spełnia następujące funkcje:
Funkcje sprzętu obejmują kilka procesów operacyjnych zgodnie z załącznikiem 2 do aktu wykonawczego
Ponadto chmura pozwala wykonywać niektóre czynności administracyjne:
Specyfikacje techniczne można znaleźć na platformie SGS OnTrack lub na stronie internetowej Komisji Europejskiej pod poniższym linkiem Specyfikacje techniczne
Przed przystąpieniem do rejestracji przygotuj dane o działalności firmy, uwzględniając w szczególności poniższe kwestie:
„Jednostka skanująca” obejmuje sprzęt, który składa się z urządzeń i oprogramowania potrzebnych do rejestrowania nabywanych, sprzedawanych, przechowywanych, przewożonych lub w inny sposób przetwarzanych wyrobów tytoniowych.
Zanim wniosek o refundacje zostanie zrealizowany, podmiot gospodarczy może skontaktować się z zespołem SGS, korzystając z opcji kontaktu dostępnych na portalu OnTrack i poprosić o wprowadzenie zmian w odpowiednich polach. W zależności od ilości i rodzaju wymaganych zmian SGS może uznać za konieczne zweryfikowanie poprawności nowo wprowadzonych danych.
SPOC nie udziela takich informacji. Wyłączną odpowiedzialność za ewentualne czynności związane z integracją lokalnych systemów ponosi podmiot gospodarczy. Nie należy to do obowiązków producenta. Podmiot gospodarczy może zlecić integratorowi sprzętu opracowanie rozwiązania, które spełni jego indywidualne potrzeby, ale wyłącznie na własny koszt.
Z informacji producentów uczestniczących wynika, że część podmiotów gospodarczych podjęła działania w celu przystosowania do zmian wynikających z dyrektywy tytoniowej 2019 i zainwestowała w pozyskanie sprzętu potrzebnego do odczytywania i przesyłania danych do systemu repozytoriów przed uruchomieniem modelu SPOC. Takie podmioty gospodarcze muszą ubiegać się o refundację za pośrednictwem SPOC, podać wszelkie wymagane dane i złożyć odpowiednie wnioski dla swoich zakładów, tak samo jak każdy inny podmiot gospodarczy.
Na etapie składania wniosku o refundację podmiot gospodarczy może przedstawić dowód zakupu potrzebnych urządzeń i oprogramowania, w tym również dowód wcześniejszych inwestycji dokonanych w celu zachowania zgodności z dyrektywą tytoniową. SGS może uznać za konieczne zweryfikowanie poprawności dokumentów potwierdzających inwestycje a następnie wypłaci podmiotowi gospodarczemu kwotę refundacji zgodnie z wykonanymi obliczeniami.
SGS traktuje jako poufne wszystkie udostępniane spółce dane. SGS podejmuje wszelkie niezbędne kroki i środki ostrożności zgodne z międzynarodowymi normami obowiązującymi w branży oraz zgodne z art. 5 (1) (f) i art. 32 RODO, aby zmniejszyć ryzyko utraty poufności, integralności i dostępności danych dostarczonych przez podmiot gospodarczy i przetwarzanych przez SPOC.
Dane są przechowywane i przetwarzane na serwerach w Europie. Główne centrum danych Microsoft znajduje się w Amsterdamie (Holandia) z systemem awaryjnym w Dublinie (Irlandia).
Więcej informacji znajdziesz w art. 1 (d) części 1: Ogólnych warunków świadczenia usług przez SGS w Warunkach korzystania z SGS OnTrack dostępnych na portalu.
Wszystkie dane traktowane są jako poufne oraz są przetwarzane jedynie w stopniu koniecznym do świadczenia przez SPOC usług dostarczania sprzętu zgodnie z art. 15 (7) dyrektywy tytoniowej, tytuł II.
Szczególnie chronione informacje istotne dla konkurencji producenta lub podmiotu gospodarczego nie będą udostępniane producentom uczestniczącym i podmiotom gospodarczym.
SGS zobowiązuje się zachować poufność informacji, instrukcji i dokumentów udostępnionych spółce przez podmiot gospodarczy za pośrednictwem portalu internetowego. SGS zobowiązuje się również nie wykorzystywać ani nie zezwalać na wykorzystanie, kopiowanie lub ujawnianie całości lub części informacji udostępnionych przez podmiot gospodarczy z wyjątkiem:
Proszę zwrócić uwagę, że powyższe zobowiązania nie mają zastosowania w stosunku do informacji udostępnionych przez podmiot gospodarczy, które:
Wszystkie dane traktowane są jako poufne oraz są przetwarzane jedynie w stopniu koniecznym do świadczenia przez SPOC usług dostarczania sprzętu zgodnie z art. 15 (7) dyrektywy tytoniowej, tytuł II. SGS przetwarza dane zgodnie z art. 5 (1) (f) i art. 32 RODO. SGS podejmuje wszelkie niezbędne kroki i środki ostrożności zgodne z międzynarodowymi normami obowiązującymi w branży, aby zmniejszyć ryzyko utraty poufności, integralności i dostępności danych osobowych dostarczonych przez producenta uczestniczącego lub podmiot gospodarczy i przetwarzanych w celu świadczenia usług. Dane przechowywane są na terenie UE w dwóch osobnych centrach: głównym i zapasowym w przypadku awarii.
Firma SGS jest światowym liderem w dziedzinie inspekcji, weryfikacji, badań i certyfikacji. Jesteśmy uznawani za światowy wzorzec w dziedzinie jakości i rzetelności. Prowadzimy sieć ponad 2400 oddziałów i laboratoriów na całym świecie, które zatrudniają ponad 95 tysięcy pracowników.
Masz pytania na temat dyrektywy tytoniowej? Chcesz dowiedzieć się, czy możesz ubiegać się o refundację? Nie wiesz, jak złożyć wniosek? Nasz zespół chętnie Ci pomoże.